Dorpszalen hebben (ondernemings)plannen

RELEVANTIE
Dorpszalen in LEADER Haspengouw Zuidwest ondervinden aanzienlijke uitdagingen. Deze zalen kampen vaak met verouderde infrastructuur, worden gerund door een ouder wordende groep vrijwilligers die moeite hebben om nieuwe krachten aan te trekken en hanteren een verouderd businessmodel met beperkte toekomstkansen. Dit bleek duidelijk uit onze gesprekken met dorpszaalbeheerders in o.a. Niel-Bij-St-Truiden, Brustem en Mielen-Boven-Aalst. Gelijkaardige ervaringen zijn opgedaan in de Vlaamse Ardennen en het Hageland. 
Dorpszalen spelen een cruciale rol als ontmoetingsplekken en zijn van cruciaal belang voor de dorpsgemeenschappen. Het verdwijnen ervan zou niet alleen leiden tot een afname van activiteiten, maar ook tot een toename van eenzaamheid en een vermindering van de sociale cohesie in de dorpen.
Dorpsbewoners worden ook geconfronteerd met heel wat noden op vlak van voorzieningen: plekken waar laagdrempelig en ongeorganiseerde ontmoeting kan plaatsvinden, voorzieningen die verdwenen zijn en die op een andere manier georganiseerd moeten/kunnen worden, een nood aan een dienstenaanbod. Ze zoeken een plek, niet alleen fysiek maar ook binnen nieuwe vormen van samenwerking en (verdien)modellen waarin ze toekomstbestendig verankerd kunnen worden. Alleen staan ze immers niet sterk genoeg en bieden heel wat dorpen en buurten niet de schaalgrootte (en dus het aantal inwoners) die nodig zijn om de kosten te verantwoorden.
De uitdagingen met betrekking tot dorpszalen en de behoeften van dorpsbewoners kunnen echter worden samengevoegd tot een kans. Dorpszalen kunnen dienen als locaties voor nieuwe samenwerkingsmodellen, een breder scala aan diensten en voorzieningen huisvesten, en fungeren als een open plek met een lage drempel voor bezoekers. Eerdere experimenten, zoals het dorp op punt, tonen aan dat er veel potentieel is om deze benadering toe te passen

PROJECTCONCEPT
We gebruiken een algemeen aanvaard hulpmiddel uit het bedrijfsbeheer, het ondernemingsplan of businessplan. Zie https://www.vlaanderen.be/starten-met-een-onderneming/een-goed-ondernem…;
Dit hulpmiddel is de leidraad om de beheerders van dorpszalen te professionaliseren. Het ondernemingsplan beschrijft welke activiteiten er worden aangeboden (programma), welke gebruikers de doelgroep zijn, hoe deze bereikt worden en wie de concurrentie is naast eventuele obstakels. Een belangrijk deel is het financieel plan (begroting), wettelijk verplicht voor een vzw. Hiermee wordt aangegeven hoeveel geld nodig is om de plannen te realiseren en welke investeringen er nodig zijn. Beheerders van dorpszalen zullen leren dat een ondernemingsplan een intern beheersinstrument is waarmee de vooropgestelde doelen kunnen bereikt worden. Het ondernemingsplan is ook bruikbaar om aan externe financiers te tonen dat de dorpszaal levensvatbaar is. 
Voor de beheerders hun ondernemingsplan opmaken, organiseren we tussen de aangesloten dorpszalen in het project uitwisselingsmomenten. Onder begeleiding van een expert bezoeken we één locatie met alle deelnemers. De expert geeft advies aan de beheerders van de locatie en maakt nadien een verslag. Hoewel heel wat advies locatie specifiek is, zullen toch algemene principes naar boven komen die bruikbaar zijn voor de anderen. In een opvolgingsmoment, na bezinking en eventueel toepassing van het aangegeven advies, kunnen de dorpszaalbeheerders het onderwerp onderling bespreken en de aangebrachte kennis convergeren op hun eigen zaal.

PLAN VAN AANPAK

1. PROJECTBEGELEIDING
   STUURGROEP: Experten en procesbegeleiders die input en ervaring leveren.
   CONTACTNAME EXPERTEN: samenstelling pool van experten nodig bij volgende onderwerpen: 
   1.    Rechtspersoonlijkheid van de dorpszaal; juridische gevolgen.
   2.    Het gebouw; de buitenschil.
   3.    De energiehuishouding;
   4.    De inrichting van de buitenruimte met o.a. parkeerplekken, vergroening. 
   5.    De binneninrichting. 
   6.    De functies; relaties met de omgeving en de buurt.
   7.    Bezoek aan een dorpspunt, dorpshuis; Het ‘derde-plaats’ denken.
   8.    Beheer en gebruik van digitale tools o.a. reservatiesysteem, toegangscodes.
   9.    Rol van bestuursorgaan, interne reglementen, vrijwilligersbeheer, nieuwe bestuurders
   10.    Communicatie en marketing aanbod, prijszetting.
   COMMUNICATIE: Opmaak communicatieplan vanuit communicatiekanalen bij promotor en partners om de acties in de aandacht te brengen. Contacten met pers worden gelegd. Opbouw van een leerplatform.
2. STAPPENPLAN BEGELEIDINGSTRAJECT
   2.1 Introductie ondernemingsplan.
   Gemeenschappelijk. Waarom? Wat is het? Wie helpt bij de opmaak? Aan de hand van bestaande modellen instrueren we de beheerders om een ondernemingsplan op te maken. 
   Resultaat: Verhoogde motivatie bij de zaalbeheerders om hun zaaluitbating professioneel aan te pakken. 
   2.2 Overzicht deelonderwerpen waarvoor expertise beschikbaar is (zie lijst boven). 
   Gemeenschappelijk. Per deelonderwerp is het mogelijk de doelstellingen aan te geven. Per locatie kan nu aangegeven worden welk deelonderwerp bij hen aangekaart kan worden. Mogelijks vragen we een motivatiebrief per locatie, wat engagement verhogend werkt. 
   2.3 Organisatie bezoekcarrousel.
   Per locatie is één deelonderwerp gespreksstof. Een expert is aanwezig en geeft commentaar. De expert kan ook enkele algemene principes aanhalen. De aanwezigen dialogeren over het deelonderwerp. Nadien schrijft de expert een verslag. 
   2.4 Organisatie uitwisselingsmomenten. 
   Na elke bezoek plannen we een uitwisseling over het deelonderwerp onder de deelnemende zalen. Dit dient als verdiepingsslag van het geleerde. Op het einde wordt beslist over het vervolg. Door deze uitwisseling ontstaat een community of practice (COP) waarbij het geleerde de verbinding tussen de deelnemers vormt. 
   2.5 Beslissingen kleine investeringen.
   Gemeenschappelijk. Per zaal is een kleine investeringssom ter beschikking. Een derde van het bedrag moeten ze zelf voorzien. Groepsaankoop of andere vormen van samenleggen is mogelijk van zodra er geweten is welke noden er zijn. 
   2.6 Opmaken ondernemingsplan
   Individueel. Rekening houdend met al het vorige kunnen de zaalbeheerders een ondernemingsplan + financieel plan maken.
   2.7 Toetsen van ondernemingsplan aan stakeholders. 
   Individueel. Per locatie is het zinvol om het ontwerp-ondernemingsplan te toetsen aan de buurt, de financiers, lokale organisaties en besturen. 
   2.8 Finaliseren ondernemingsplan en goedkeuring door bestuursorgaan. 
   Individueel. Per locatie moet het bestuursorgaan (vzw) zijn finale goedkeuring geven. 
   2.9 Vergelijking ondernemingsplannen
   Gemeenschappelijk. In een bijeenkomst waar ook buitenstaanders worden op uitgenodigd, vergelijken de dorpszalen elkaars ondernemingsplan. Dit is ook een COP-actie.
3. KENNISOPBOUW en DELING
   Per locatie is er een bezoek van een expert en een geschreven verslag. Over 10 deelonderwerpen is gedurende de projectperiode opbouw van kennis en relevante praktijken. Ook is elk ondernemingsplan te gebruiken als leermiddel.
   Op elk bezoek worden alle deelnemende zalen uitgenodigd en ook andere geïnteresseerden. Na verloop van tijd groeit het betrokken netwerk. 
   De coördinator gebruikt het leerplatform om de opgedane kennis, expertverslagen en de uiteindelijke ondernemingsplannen toegankelijk te maken.

LOCATIES
We gingen tijdens de voorbereidingsfase gesprekken aan met diverse dorpszaalbeheerders in het LEADER gebied. Uit deze bevragingsronde kwamen tot een eerste selectie van drie dorpszalen waar we mee kunnen starten: Niel-Bij-St-Truiden, Brustem en Mielen-Boven-Aalst. Na de projectgoedkeuring zullen we deze drie nog aanvullen met minstens twee nieuwe.