Samen sterk in dorpszaalbeheer: intervisie en samenaankoop voor duurzaam en efficiënt dorpszaalbeheer

Dorpszalen in LEADER Haspengouw Zuidoost Limburg ondervinden aanzienlijke uitdagingen. Deze zalen kampen vaak met verouderde infrastructuur, worden gerund door een ouder wordende groep vrijwilligers die moeite hebben om nieuwe krachten aan te trekken en hanteren een verouderd businessmodel met beperkte toekomstkansen. Dit bleek duidelijk uit onze gesprekken met dorpszaalbeheerders in o.a. ‘s Herenelderen, Vroenhoven en Mopertingen. Gelijkaardige ervaringen zijn opgedaan in de Vlaamse Ardennen en het Hageland. Zie ook https://www.landelijkegilden.be/artikels/maak-dorpszalen-opnieuw-het-kl…. Dorpszalen spelen een cruciale rol als ontmoetingsplekken en zijn van cruciaal belang voor de dorpsgemeenschappen. Het verdwijnen ervan zou niet alleen leiden tot een afname van activiteiten, maar ook tot een toename van eenzaamheid en een vermindering van de sociale cohesie in de dorpen.
Dorpsbewoners worden geconfronteerd met heel wat noden op vlak van voorzieningen. Er is behoefte aan een plek waar laagdrempelig en ongeorganiseerde ontmoeting kan plaatsvinden en waar voorzieningen en diensten die verdwenen zijn op een andere manier georganiseerd kunnen worden. Dit vraagt samenwerking en nieuwe verdienmodellen. Alleen staan ze immers niet sterk genoeg en bieden heel wat dorpen en buurten niet de schaalgrootte (en dus aantal inwoners) die nodig zijn om de kosten te verantwoorden. De uitdagingen met betrekking tot dorpszalen en de behoeften van dorpsbewoners kunnen worden samengevoegd tot een kans. Dorpszalen kunnen dienen als locaties voor nieuwe samenwerkingsmodellen, een breder scala aan diensten en voorzieningen huisvesten, en fungeren als een open plek met een lage drempel voor bezoekers. Dorpszalen hebben veel potentieel en kunnen evolueren naar een dorpshuis. Multifunctioneel, meerdere inrichters en meer open zodat de drempel om binnen te komen zo laag mogelijk is. Dit vraagt een andere aanpak en ook investeringen voor alle dorpszalen, waarbij het zinvol en efficiënter kan zijn om dit gezamenlijk te benaderen.

PROJECTCONCEPT: We stappen met de beheerders van drie dorpszalen in een intervisietraject, waarbij we vanuit een gezamenlijk probleem/uitdaging, zelf het heft in handen nemen en samen op zoek gaan naar oplossingen. Via intervisie proberen we toe te werken naar een nieuw toekomstgericht model. Vanuit Landelijke Gilden zien we veel potentieel in een model waarbij de zaal fungeert als “open huis”, een laagdrempelige ontmoetingsplek met een uitgebreider aanbod en een gevoel van thuis en verbondenheid. Dit kan o.a. gerealiseerd worden door een hernieuwde inrichting en marketing van de zaal, door de realisatie van een dorpshuis. Dit vraagt een andere aanpak en investering. Naast begeleiding in het intervisietraject, voorzien we ook een klein investeringsbudget in het project. We willen de betrokken dorpszalen stimuleren tot samenaankoop in plaats van individuele aankoop. Zo kunnen we kostenefficiënt oplossingen zoeken voor gemeenschappelijke uitdagingen/problemen. Dit kan gaan over het gebouw, de buitenruimte, energiebesparing,... Landelijke Gilden zorgt voor de begeleiding en expertise en faciliteert de samenaankoop. Tijdens het traject brengen we de drie gecoachte dorpszaalbeheerders samen om van elkaar te leren en ervaringen uit te wisselen. Daarnaast verbinden we hen ook met andere dorpszaalbeheerders in het LEADER-gebied, waardoor projectervaringen en -kennis worden verspreid en bijdraagt aan bewustwording en verandering. Zowel voor de intervisie en de samenaankoop willen we via dit project tools onderzoeken, testen en implementeren, die we ook ter beschikking stellen voor alle dorpszalen in Vlaanderen.

PLAN VAN AANPAK
Projectvoorbereiding

1. Oprichting stuurgroep met experten en procesbegeleiders die input en ervaring leveren
2. Startvergadering met alle betrokken dorpszalen: kennismaking, toelichting project en planning
3. In kaart brengen van basisinformatie en behoeften van de dorpszalen en van de buurt
   Communicatie: 
4. Opmaak communicatieplan vanuit communicatiekanalen bij promotor, copromotor en partners met oog op continue verspreiding van ervaringen en kennis om onze doelgroepen te inspireren.

Stappenplan intervisietraject
Kick-off Intervisiebijeenkomst

• Organiseren van een eerste bijeenkomst met de beheerdersgroepen.
• Introduceren van het concept en de doelstellingen van intervisie.
• In kaart brengen van behoeften en wensen voor de tool
  Reguliere Intervisiebijeenkomsten:
• Plannen van regelmatige intervisiebijeenkomsten om gezamenlijke uitdagingen te detecteren en duurzame oplossingen te ontwikkelen
• Documenteren van bevindingen en actiepunten na elke sessie.
• Oplijsting van mogelijke investeringen die via samenaankoop georganiseerd kunnen worden

Onderzoek en selectie intervisie- en samenaankooptools
Analyse en onderzoek:

• Inventariseren van behoeften en wensen voor de tools door middel van interviews en enquêtes met de dorpszaalbeheerders.
• Onderzoek van de intervisie- en samenaankooptool met input van beheerdersgroepen en experts.
  Selectie:
• Selectie van de tool voor intervisie en samenaankoop.
  Training en implementatie:
• Organiseren van trainingssessies voor beheerdersgroepen om hen te leren hoe ze de tools kunnen gebruiken.
• Implementeren van de tools in de dagelijkse praktijk van de dorpszalen.

Stimuleren van samenaankoop

• Identificatie van samenaankoopmogelijkheden: analyseren van gemeenschappelijke behoeften en uitdagingen op het gebied van infrastructuur, energie, en andere relevante zaken.
• Onderzoeken van marktopties en leveranciers.

Coördineren van samenaankoop:

• Faciliteren van groepsaankopen door het coördineren van de inkoopprocedures.
• Onderhandelen van gunstige voorwaarden en prijzen met leveranciers.

Uitbreiden netwerk en kennisdeling
Organiseren van uitwisselingsmomenten en boostsessies

• Plannen van bijeenkomsten met minimaal negen andere dorpszaalbeheerders uit het LEADER-gebied.
• Delen van ervaringen, best practices en leerpunten.
  Opzetten van een lerend netwerk en uitwisselingsmomenten:
• Faciliteren van regelmatige uitwisselingsbijeenkomsten voor continu kennisdeling.
• Boost sessies om kennis bij te brengen rond topics zoals communicatie en marketing, reservatiesystemen, energetische prestaties, vinden van nieuwe vrijwilligers 
• Onderhouden van een contactlijst om de beheerdersgroepen te informeren en te verbinden.

Rapportage en verspreiding van resultaten:
Opstellen en verspreiden van een eindrapport met alle resultaten, bevindingen en aanbevelingen

Duurzame verankering:

• Alle info en expertise verzameld in dit project stellen we ter beschikking via een kenniscentrum dat door iedereen geconsulteerd kan worden.
• Ook na het project bieden we ondersteuning en follow-up aan dorpszaalbeheerders om de continuïteit te waarborgen.

CASES
We gingen tijdens de voorbereidingsfase gesprekken aan met diverse dorpszaalbeheerders in het LEADER gebied. Uit deze bevragingsronde kwamen tot een eerste selectie van drie dorpszalen waar we mee aan de slag willen: 
's Herenelderen, Vroenhoven en Mopertingen. De context om te evolueren naar een toekomstgericht concept lijkt er goed te zitten, net als het enthousiasme bij de bevraagde zaalbeheerders. Indien, na projectgoedkeuring, de intentie tot samenwerking van de beheerdersgroepen niet omgezet wordt in een samenwerking, zorgen we uiteraard voor een gelijkwaardige andere cases.

Conclusie: Met “Samen Sterk in Dorpszaalbeheer” willen Landelijke Gilden een solide basis leggen voor de toekomst van dorpszalen in Limburg. Door de kracht van samenwerking en kennisdeling, ondersteund door intervisie en samenaankoop, kunnen dorpszaalbeheerders hun zalen duurzamer en efficiënter beheren. Dit project draagt bij aan de versterking van de lokale gemeenschappen en zorgt ervoor dat dorpszalen een centrale rol blijven spelen in het sociale en culturele leven van Limburg.